Vertrauen, Hosting und Unterauftragsverarbeiter

Alle Kundendaten (Audio, Transkripte, Zusammenfassungen, Metadaten) werden ausschließlich innerhalb der EU verarbeitet und gespeichert. Keine Daten verlassen die EU. Im Einzelnen:

• Anwendungs-Hosting & Verarbeitung: STACKIT (Schwarz Digits), souveräne deutsche Cloud, Deutschland
• Meeting-Bot-Verarbeitung: STACKIT, Deutschland
• Datenbank: MongoDB Atlas auf Google Cloud, Niederlande (europe-west4)
• Speicherung der Audiodateien: Google Cloud Storage, Frankfurt, Deutschland (europe-west3) und Niederlande (europe-west4)
• Transkription: Soniox, Frankfurt, Deutschland (EU-Endpunkt api.eu.soniox.com); Sprechertrennung zusätzlich über AssemblyAI auf dessen EU-Endpunkt
• KI-/LLM-Inferenz: über Requesty (EU-Routing, Zero Data Retention) an Anthropic Claude auf AWS Bedrock, Frankfurt (eu-central-1); Ausweichbetrieb ausschließlich in EU-Regionen von AWS Bedrock und Google Vertex

• ISO/IEC 27001:2022 (Informationssicherheit), Zertifikat Nr. 00033958, jährlich auditiert
• ISO 9001:2015 (Qualitätsmanagement), Zertifikat Nr. 00033957
• Ausgestellt von LRQA (UKAS-akkreditiert) auf die Amberscript Global B.V., die Betreibergesellschaft von Amber Notes. Gültig bis 21. April 2028.

• Verschlüsselung: AES-256 im Ruhezustand; TLS 1.3 bei der Übertragung
• Zugriffskontrolle: rollenbasiert, Least-Privilege; Produktionszugriff dokumentiert + durch Vorgesetzte freigegeben; MFA erzwungen; Produktions- und Nicht-Produktionsumgebungen strikt getrennt (Kundendaten werden nie in Nicht-Produktionsumgebungen kopiert)
• Anwendungssicherheit: WAF, RASP, CSP-Header; Schutz gegen SQLi/XSS/RCE/SSRF etc.
• Ausfallsicherheit: redundante Rechenzentren, USV + Generatoren, DDoS-Schutz, kontinuierliches Monitoring
• Die vollständige TOM-Anlage ist Anhang 2 des AVV.

Die gesamte Inhaltsverarbeitung und -speicherung erfolgt auf EU-Infrastruktur, überwiegend in Deutschland und den Niederlanden, mit KI-Ausweichbetrieb ausschließlich in weiteren EU-Regionen (genaue Standorte siehe §1). Das vollständige Verzeichnis der Unterauftragsverarbeiter mit Rolle und Standort ist Anhang 1 des AVV.

Wenn der Firmensitz eines Unterauftragsverarbeiters außerhalb des EWR liegt (z. B. Soniox und AssemblyAI, USA), werden die Daten selbst auf dem EU-Regions-Endpunkt dieses Anbieters verarbeitet und gespeichert, mit Zero-Retention-Konfiguration. Der Firmensitz ist nicht der Ort, an dem Ihre Daten liegen. Jede Übermittlung personenbezogener Daten außerhalb der EU erfordert eine vorherige Ankündigung und Ihre schriftliche Zustimmung (AVV Art. 3).

Vertragliche Zusicherung (AVV Art. 1.5): Keine personenbezogenen Daten, Audiodaten, Transkripte, Zusammenfassungen oder Metadaten werden jemals zum Training, Fine-Tuning oder zur Verbesserung eines KI-Modells verwendet. Alle LLM-Anfragen laufen über EU-gehostete Endpunkte mit Zero Data Retention; kein Modellanbieter hat direkten Zugriff auf Kundendaten.

Daten werden nur so lange aufbewahrt, wie es zur Erbringung des Dienstes erforderlich ist. Sie können einzelne Meetings oder das gesamte Konto jederzeit in der App exportieren oder dauerhaft löschen. Gelöschte Daten werden zunächst gesperrt, zum Schutz vor versehentlicher oder böswilliger Löschung, und nach einer kurzen Sicherheitsfrist endgültig von allen Servern entfernt; Backups folgen der Aufbewahrungsrichtlinie (AVV Anlage 2, §3.3 und §5.2). Team-Admins legen die automatische Löschung für die gesamte Organisation fest: Audio direkt nach Fertigstellung der Zusammenfassung oder nach 7, 30 oder 90 Tagen, Transkripte nach 24 Stunden oder nach 7, 30 oder 90 Tagen. Zusammenfassungen und Aufgaben bleiben erhalten, bis Sie sie löschen. Bei Vertragsende werden die Daten auf Anfrage zurückgegeben und anschließend sicher vernichtet (AVV Art. 6).

Amber Notes nimmt nur auf, wenn dies vom Nutzer ausdrücklich gestartet wird, niemals unbemerkt oder automatisch.

• Online-Meetings (Bot): Der Notetaker tritt als sichtbarer, benannter Teilnehmer bei, sodass alle Anwesenden erkennen, dass aufgezeichnet wird; er kann jederzeit entfernt werden. Für sensible Gespräche wird dieser Modus empfohlen.
• Präsenzaufnahme (Desktop- & Mobil-App): Die Aufnahme wird vom Nutzer manuell für eine einzelne Sitzung gestartet. Da keine Meeting-Plattform vorhanden ist, über die Teilnehmer benachrichtigt werden könnten, liegt die Verantwortung, die Teilnehmer zu informieren und ggf. erforderliche Einwilligungen einzuholen, beim Nutzer, der für dieses Meeting als Verantwortlicher handelt, wie bei jedem Aufnahmegerät. Wir stellen eine Einwilligungs-Textvorlage sowie Best-Practice-Hinweise im Onboarding bereit.

Als Verantwortlicher bestimmen Sie, welche Meetings aufgezeichnet werden und wie die Einwilligung erfasst wird; Amber Notes stellt die Aufnahme ausschließlich unter Ihrer Kontrolle bereit.

Jede Datenschutzverletzung wird Ihnen so schnell wie vernünftigerweise möglich gemeldet, einschließlich Art, Umfang, wahrscheinlicher Folgen und Abhilfemaßnahmen, bei voller Kooperation hinsichtlich Risikobewertung und Benachrichtigung betroffener Personen (AVV Art. 5).