Vertrouwen, hosting en subverwerkers

Alle klantgegevens (audio, transcripties, samenvattingen, metadata) worden uitsluitend binnen de EU verwerkt en opgeslagen. Er verlaten geen gegevens de EU. Concreet:

• Applicatiehosting & verwerking: STACKIT (Schwarz Digits), soevereine Duitse cloud, Duitsland
• Meeting-bot-verwerking: STACKIT, Duitsland
• Database: MongoDB Atlas op Google Cloud, Nederland (europe-west4)
• Opslag van audiobestanden: Google Cloud Storage, Frankfurt, Duitsland (europe-west3) en Nederland (europe-west4)
• Transcriptie: Soniox, Frankfurt, Duitsland (EU-endpoint api.eu.soniox.com); sprekerscheiding aanvullend via AssemblyAI op het EU-endpoint
• AI/LLM-inferentie: via Requesty (EU-routing, zero data retention) naar Anthropic Claude op AWS Bedrock, Frankfurt (eu-central-1); uitwijk uitsluitend naar EU-regio's van AWS Bedrock en Google Vertex

• ISO/IEC 27001:2022 (informatiebeveiliging), certificaatnr. 00033958, jaarlijks geaudit
• ISO 9001:2015 (kwaliteitsmanagement), certificaatnr. 00033957
• Uitgegeven door LRQA (UKAS-geaccrediteerd) aan Amberscript Global B.V., het bedrijf achter Amber Notes. Geldig tot 21 april 2028.

• Versleuteling: AES-256 in rust; TLS 1.3 tijdens transport
• Toegangscontrole: rolgebaseerd, least-privilege; productietoegang gedocumenteerd + door manager goedgekeurd; MFA afgedwongen; productie- en niet-productieomgevingen strikt gescheiden (klantgegevens worden nooit naar niet-productie gekopieerd)
• Applicatiebeveiliging: WAF, RASP, CSP-headers; bescherming tegen SQLi/XSS/RCE/SSRF etc.
• Veerkracht: redundante datacenters, UPS + generatoren, DDoS-bescherming, continue monitoring
• De volledige TOM-bijlage is Bijlage 2 van de DPA.

Alle verwerking en opslag van content vindt plaats op EU-infrastructuur, voornamelijk in Duitsland en Nederland, met AI-uitwijk uitsluitend naar andere EU-regio's (zie §1 voor exacte locaties). Het volledige subverwerkersregister met rol en locatie is Bijlage 1 van de DPA.

Wanneer de vestigingsplaats van een subverwerker buiten de EER ligt (bijv. Soniox en AssemblyAI, VS), worden de gegevens zelf verwerkt en opgeslagen op het EU-regio-endpoint van die leverancier, met een zero-retention-configuratie. De vestigingsplaats van het bedrijf is niet waar uw gegevens staan. Elke doorgifte van persoonsgegevens buiten de EU vereist voorafgaande kennisgeving aan u en uw schriftelijke goedkeuring (DPA art. 3).

Contractuele garantie (DPA art. 1.5): geen persoonsgegevens, audio, transcripties, samenvattingen of metadata worden ooit gebruikt om AI-modellen te trainen, te fine-tunen of te verbeteren. Alle LLM-verzoeken lopen via EU-gehoste endpoints met zero data retention; geen enkele modelleverancier heeft directe toegang tot klantgegevens.

Gegevens worden alleen bewaard zolang dat nodig is om de dienst te leveren. U kunt individuele meetings of het volledige account op elk moment in de app exporteren of permanent verwijderen. Verwijderde gegevens worden eerst vergrendeld, ter bescherming tegen onbedoelde of kwaadwillige verwijdering, en na een korte veiligheidstermijn definitief van alle servers gewist; back-ups volgen het bewaarbeleid (DPA bijlage 2, §3.3 en §5.2). De teambeheerder stelt automatische verwijdering voor de hele organisatie in: audio direct nadat de samenvatting klaar is of na 7, 30 of 90 dagen, en transcripties na 24 uur of na 7, 30 of 90 dagen. Samenvattingen en actiepunten blijven staan tot u ze verwijdert. Bij beëindiging worden gegevens op verzoek teruggegeven en daarna veilig vernietigd (DPA art. 6).

Amber Notes neemt alleen op wanneer de gebruiker dit expliciet start, nooit stil of automatisch.

• Online meetings (bot): de notetaker neemt deel als een zichtbare, benoemde deelnemer, zodat alle aanwezigen zien dat er wordt opgenomen; deze kan op elk moment worden verwijderd. Voor gevoelige gesprekken wordt deze modus aanbevolen.
• Opname ter plaatse (desktop- & mobiele app): de opname wordt handmatig door de gebruiker gestart voor één sessie. Omdat er geen meetingplatform is waarlangs deelnemers kunnen worden geïnformeerd, ligt de verantwoordelijkheid om deelnemers te informeren en eventueel vereiste toestemming te verkrijgen bij de gebruiker, die voor die meeting als verwerkingsverantwoordelijke optreedt, net als bij elk opnameapparaat. Wij bieden een toestemmingssjabloon en best-practice-richtlijnen in de onboarding.

Als verwerkingsverantwoordelijke bepaalt u welke meetings worden opgenomen en hoe toestemming wordt vastgelegd; Amber Notes levert de opname uitsluitend onder uw controle.

Elke datalek wordt zo snel als redelijkerwijs mogelijk aan u gemeld, inclusief aard, omvang, waarschijnlijke gevolgen en herstelmaatregelen, met volledige medewerking bij risicobeoordeling en melding aan betrokkenen (DPA art. 5).